Software para empresas de varejo

Software para empresas de varejo: como escolher uma solução integrada?

Um software para empresas de varejo conecta vendas, caixa, estoque, compras, financeiro e retaguarda. Em vez de manter cada área em um controle separado, a solução centraliza informações e organiza os processos da loja.

O sistema não deve ser visto apenas como uma ferramenta para registrar vendas. Seu papel é transformar as movimentações da operação em dados úteis para compras, reposição, controle financeiro e decisões gerenciais.

Fundada em 1999, a ASAsys desenvolve soluções de automação e gestão para diferentes segmentos varejistas, com atendimento em todo o Brasil.

O que é um software para empresas de varejo?

É uma plataforma usada para administrar atividades operacionais e gerenciais de lojas físicas, redes e unidades de negócio.

Dependendo da solução e do escopo contratado, ela pode reunir:

• vendas pelo balcão ou pelo caixa;

• PDV;

• cadastro de produtos;

• controle de estoque;

• compras;

• entrada de notas;

• controle financeiro;

• relatórios;

• DRE;

• descontos;

• comissionamentos;

• encartes;

• transferências;

• gestão multi-lojas;

• canais digitais;

• aplicativo gerencial;

• retaguarda em nuvem.

A integração permite que uma informação registrada na frente de loja seja utilizada por outras áreas. Uma venda pode movimentar o estoque, alimentar o financeiro e oferecer dados para novas compras.

Qual é a diferença entre sistema de gestão, ERP, PDV e automação comercial?

Esses conceitos estão relacionados, mas possuem funções diferentes:

• Sistema de gestão para varejo: organiza vendas, estoque, compras, financeiro, cadastros e relatórios.

• ERP: integra diferentes áreas da empresa em um ambiente de gestão.

• PDV: registra e finaliza as vendas realizadas no ponto de atendimento.

• Automação comercial: utiliza tecnologia para organizar e conectar as rotinas comerciais da loja.

Em uma operação integrada, essas funções se complementam. O PDV executa a venda, a automação organiza o fluxo e a retaguarda utiliza as informações para administrar o negócio.

Por que a retaguarda é importante?

A frente de loja concentra atendimento, balcão, caixa e vendas. A retaguarda reúne cadastros, compras, estoque, financeiro, regras comerciais e relatórios.

Quando as duas partes estão integradas, a venda deixa de ser apenas um registro no caixa e passa a alimentar outras áreas da empresa.

Por que a gestão do varejo exige mais do que planilhas?

Planilhas podem atender operações pequenas ou controles pontuais. O problema surge quando se tornam a principal fonte de informações da empresa.

Como dependem de atualização manual, arquivos diferentes podem apresentar dados incompatíveis. Uma planilha de estoque pode não refletir as vendas registradas no caixa, enquanto o financeiro trabalha com informações de outra fonte.

Quais são os sinais de que a operação precisa evoluir?

A adoção de um sistema estruturado merece ser avaliada quando:

• o estoque precisa de conferências manuais frequentes;

• vendas e financeiro ficam em arquivos diferentes;

• as compras dependem apenas da percepção da equipe;

• descontos e comissões são calculados manualmente;

• o gestor demora para consolidar os resultados;

• existem várias lojas sem uma visão centralizada;

• a equipe repete lançamentos;

• faltam informações para decidir entre comprar, repor ou transferir;

• os canais digitais não se conectam à gestão;

• os relatórios ficam desatualizados.

O ponto central não é abandonar toda planilha, mas evitar que informações críticas dependam de arquivos desconectados.

Como a integração muda a rotina?

Em uma gestão integrada:

1. A venda é registrada.

2. O estoque recebe a movimentação.

3. O financeiro acompanha a operação.

4. Os dados alimentam os relatórios.

5. As informações orientam compras e reposições.

Esse fluxo reduz a necessidade de digitar o mesmo dado em diferentes lugares.

Quais funcionalidades devem ser avaliadas?

A quantidade de recursos importa menos do que a relação entre cada funcionalidade e a rotina da empresa.

PDV, caixa e vendas pelo balcão

A frente de loja precisa acompanhar as formas de atendimento utilizadas pelo varejista.

Entre os pontos relevantes estão:

• facilidade para localizar produtos;

• venda pelo balcão;

• venda diretamente pelo caixa;

• identificação do operador;

• registro das formas de pagamento;

• aplicação de condições comerciais;

• integração com estoque e financeiro;

• envio de informações para a retaguarda;

• funcionamento durante instabilidades de conexão.

A ASAsys permite vendas pelo balcão ou pelo caixa. Sua frente de loja funciona offline, enquanto a gestão é realizada pela web.

Cadastro de produtos

Cadastros organizados sustentam vendas, estoque, compras e relatórios.

A empresa deve padronizar:

• descrições;

• códigos;

• categorias;

• unidades de venda;

• preços;

• fornecedores;

• regras comerciais.

Informações incompletas ou duplicadas comprometem toda a operação.

Retaguarda administrativa

A retaguarda concentra as configurações e os controles gerenciais.

Entre os recursos importantes estão:

• cadastro de produtos;

• organização dos fornecedores;

• regras de descontos;

• comissionamentos;

• encartes;

• acompanhamento de estoque;

• compras;

• financeiro;

• relatórios;

• configurações por unidade.

A ASAsys oferece retaguarda 100% em nuvem e gerenciamento centralizado.

Controle de estoque

O sistema deve permitir o acompanhamento das entradas, vendas e transferências.

Antes de contratar, verifique se a solução ajuda a analisar:

• disponibilidade;

• produtos com maior saída;

• itens parados;

• necessidade de reposição;

• diferenças entre estoque físico e registrado;

• movimentações por loja;

• transferências entre unidades.

Inventários e conferências físicas continuam necessários para manter a qualidade das informações.

Compras

O módulo de compras precisa utilizar dados das vendas e do estoque.

O gestor deve considerar:

• saldo disponível;

• comportamento dos produtos;

• histórico operacional;

• demanda de cada unidade;

• compras em andamento;

• produtos disponíveis em outras lojas;

• impacto financeiro dos pedidos.

A ASAsys oferece um sistema de compras inteligente com aplicativo.

Entrada automatizada de notas

A entrada automatizada reduz digitações repetitivas e conecta as informações da compra ao estoque e ao financeiro.

A equipe ainda precisa conferir as mercadorias, as quantidades e possíveis divergências antes de concluir o recebimento.

Controle financeiro

O financeiro deve reunir informações que ajudem a compreender o desempenho do negócio.

Entre os dados relevantes estão:

• vendas;

• recebimentos;

• pagamentos;

• compras;

• despesas;

• margens;

• resultados por período;

• resultados por unidade;

• compromissos futuros.

A ASAsys oferece controle financeiro integrado às suas soluções.

Relatórios e DRE

Relatórios gerenciais ajudam a acompanhar:

• vendas por período;

• desempenho dos produtos;

• descontos;

• compras;

• estoque;

• movimentações financeiras;

• campanhas;

• comparação entre unidades;

• resultados por categoria.

A Demonstração do Resultado do Exercício organiza receitas, custos e despesas.

Quando utilizada para finalidades contábeis, fiscais ou societárias, sua interpretação deve contar com o apoio do profissional responsável.

Descontos e comissionamentos

Regras comerciais precisam considerar a estratégia e a margem dos produtos.

A ASAsys oferece regras de descontos e comissionamentos conforme a margem praticada.

A parametrização reduz a dependência de cálculos manuais, mas os critérios continuam sob responsabilidade da empresa.

Encartes programados

Tabelas de encartes programadas ajudam a organizar campanhas com datas definidas.

Antes da publicação, a equipe deve conferir:

• produtos;

• preços;

• período;

• estoque;

• margens;

• unidades participantes.

O planejamento reduz alterações manuais durante a vigência da campanha.

Permissões de acesso

Operadores, gerentes e administradores podem precisar de níveis diferentes de acesso.

Ao avaliar uma solução, verifique se ela permite controlar ações como:

• cancelamentos;

• descontos;

• alterações de preço;

• compras;

• configurações;

• acesso ao financeiro;

• consulta a relatórios.

Os níveis disponíveis devem ser confirmados com o fornecedor.

Como o software conecta vendas, estoque e compras?

A venda é o ponto de partida para diferentes decisões.

Registro da venda

O operador registra os produtos, as condições comerciais e o pagamento.

Essas informações precisam chegar à retaguarda sem depender de lançamentos paralelos.

Movimentação do estoque

Depois da venda, o sistema deve registrar as saídas conforme os recursos e as configurações disponíveis.

O gestor utiliza os saldos para acompanhar produtos e identificar necessidades de reposição.

Planejamento das compras

Com dados de vendas e estoque, a compra deixa de depender apenas da percepção.

A decisão pode considerar giro, saldo, demanda, unidades e impacto financeiro.

Recebimento e entrada

As mercadorias são recebidas, conferidas e registradas.

A entrada da nota aproxima as informações do fornecedor, do estoque e do financeiro.

Transferências entre unidades

Em operações multi-lojas, uma unidade pode ter produtos disponíveis enquanto outra enfrenta falta.

A ASAsys oferece um sistema para registrar transferências entre lojas.

A movimentação precisa ser conferida na origem e no destino.

Como margens, descontos e campanhas se relacionam?

Vender mais não significa necessariamente melhorar o resultado.

Descontos, comissões e campanhas afetam a margem e precisam ser analisados junto com custos e despesas.

Descontos

A empresa deve definir:

• quem pode conceder descontos;

• quais limites serão adotados;

• como a margem será considerada;

• quais produtos participam;

• como as exceções serão tratadas.

O sistema transforma essas definições em regras operacionais.

Comissões

As comissões devem acompanhar a política comercial e os objetivos do negócio.

Uma regra baseada apenas no faturamento pode estimular vendas com margem reduzida. Por isso, a análise financeira é importante.

Encartes

Encartes programados organizam ofertas por período.

O gestor precisa acompanhar o efeito das campanhas sobre vendas, estoque e margem.

Como a gestão em nuvem apoia a operação?

A retaguarda em nuvem permite acessar informações administrativas pela web.

Na arquitetura da ASAsys, os aplicativos de operação ficam hospedados na loja, enquanto o gerenciamento acontece online.

Retaguarda em nuvem é apenas acesso remoto?

Não. O objetivo principal é centralizar informações e processos.

O gestor pode acompanhar:

• vendas;

• estoque;

• compras;

• financeiro;

• relatórios;

• unidades;

• regras comerciais;

• indicadores.

A gestão web da ASAsys permanece disponível 24 horas por dia, sete dias por semana, sem conexão remota ao computador da loja.

Por que a operação offline é relevante?

A ASAsys informa que sua frente de loja funciona offline.

Antes da contratação, é importante confirmar:

• quais funções permanecem disponíveis;

• como ocorre a sincronização;

• quais processos dependem de internet;

• quais procedimentos devem ser adotados;

• como os dados chegam à retaguarda.

O recurso reduz a dependência da conexão durante as vendas, conforme a arquitetura da solução.

Como funciona a gestão multi-lojas?

A gestão multi-lojas reúne informações de diferentes unidades em uma estrutura centralizada.

Por que parametrizar unidades de negócio?

Lojas podem apresentar variações de demanda, preços, mix e regras comerciais.

A parametrização permite adaptar determinados processos sem perder a visão consolidada da empresa.

A ASAsys oferece gerenciamento centralizado e parametrização por unidades de negócio.

O que avaliar em uma operação com várias lojas?

Verifique se a solução permite:

• separar resultados;

• consolidar informações;

• configurar regras;

• transferir produtos;

• padronizar cadastros;

• acompanhar compras;

• comparar indicadores;

• definir acessos.

A empresa também precisa estabelecer responsabilidades para cadastros, compras, transferências e análise dos relatórios.

Qual é o papel do aplicativo?

A ASAsys oferece um aplicativo próprio com funções gerenciais e operacionais.

Conforme os recursos disponíveis, ele pode apoiar:

• acompanhamento das vendas;

• consulta de indicadores;

• observação do estoque;

• compras;

• análise de diferentes unidades;

• decisões fora da loja.

O aplicativo complementa a gestão web e não substitui o PDV ou a retaguarda completa.

Como integrar delivery e marketplaces?

Canais digitais ampliam as formas de atendimento, mas também criam novas rotinas de pedidos e estoque.

A ASAsys oferece integrações com plataformas como iFood, 99Food e Rappi. Conforme o briefing, suas soluções podem sincronizar produtos, atualizar preços e gerenciar pedidos em tempo real.

Integração significa apenas vender em mais canais?

Não. O principal objetivo é inserir os pedidos digitais no fluxo operacional da loja.

Uma integração precisa ajudar a:

• identificar a origem do pedido;

• organizar a separação;

• acompanhar a disponibilidade;

• atualizar informações;

• registrar as vendas;

• movimentar o estoque;

• enviar dados para a retaguarda;

• analisar o desempenho dos canais.

O escopo depende da plataforma e da contratação.

Quais problemas surgem quando os canais não estão conectados?

Entre os problemas possíveis estão:

• lançamentos duplicados;

• pedidos esquecidos;

• preços divergentes;

• venda de produtos indisponíveis;

• estoque desatualizado;

• informações financeiras separadas;

• dificuldade para comparar os canais.

A integração organiza o fluxo, mas a equipe continua responsável pela conferência e pelo atendimento.

Como diferenciar gestão de varejo e agendamento de serviços?

Essa distinção é especialmente importante para petshops.

Um software de gestão de varejo controla vendas, caixa, estoque, compras, financeiro e relatórios. Uma agenda de serviços organiza horários, profissionais e atendimentos de banho e tosa.

A solução da ASAsys para petshop é voltada ao varejo de produtos. Ela não deve ser considerada uma agenda para banho e tosa.

Como identificar a necessidade principal?

Pergunte:

• A maior dificuldade está na venda de produtos ou no agendamento?

• O negócio precisa controlar caixa e estoque?

• As compras dependem de informações sobre giro?

• O gestor precisa de relatórios financeiros?

• Existem regras de descontos e comissões?

• Há mais de uma unidade?

• O negócio utiliza canais digitais?

Uma empresa pode precisar das duas ferramentas. Nesse caso, é necessário definir qual sistema será responsável pela gestão comercial.

Como o sistema se aplica a cada segmento?

Os fundamentos da gestão são semelhantes, mas cada setor apresenta necessidades próprias.

Farmácias e drogarias

Esses estabelecimentos precisam integrar balcão, caixa, estoque, compras e financeiro.

A ASAsys também oferece integração com PBMs e SNGPC integrado à Anvisa. O escopo e as responsabilidades devem ser confirmados conforme a operação.

Perfumarias

Perfumarias trabalham com variedade de produtos, campanhas, descontos e diferentes faixas de margem.

O sistema precisa aproximar vendas, estoque e políticas comerciais.

Hortifrutis

Hortifrutis lidam com produtos perecíveis, reposições frequentes e variações de demanda.

A tecnologia organiza as informações, enquanto a equipe continua responsável pelo acompanhamento da qualidade e das condições dos produtos.

Minimercados

Minimercados concentram alto volume de pequenas vendas, estoque diversificado e necessidade de atendimento contínuo.

A frente de loja offline, os encartes, as compras e o controle financeiro são pontos relevantes.

Petshops

Petshops de varejo precisam administrar produtos, caixa, estoque, compras e relatórios.

A solução da ASAsys não é destinada ao agendamento de banho e tosa.

Como escolher um software para empresas de varejo?

Antes de contratar, avalie:

• como as vendas são realizadas;

• quais controles ainda dependem de planilhas;

• como o estoque é atualizado;

• quais informações orientam as compras;

• como o financeiro é acompanhado;

• quais relatórios são utilizados;

• como descontos e comissões são controlados;

• se existem várias unidades;

• quais canais digitais fazem parte da operação;

• quais necessidades são específicas do segmento;

• como funciona a operação offline;

• o que pode ser acompanhado pela web;

• quais funções estão disponíveis no aplicativo;

• como será realizada a implantação;

• quais treinamentos e canais de suporte estão incluídos.

A escolha deve considerar a realidade atual e os planos de crescimento.

Como a ASAsys apoia a gestão do varejo?

A ASAsys oferece soluções com recursos como:

• vendas pelo balcão ou pelo caixa;

• frente de loja offline;

• retaguarda 100% em nuvem;

• gestão web;

• gerenciamento centralizado;

• operação multi-lojas;

• parametrização por unidades de negócio;

• compras inteligentes com aplicativo;

• transferências entre unidades;

• entrada automatizada de notas;

• regras de descontos e comissionamentos;

• encartes programados;

• integrações com delivery;

• aplicativo gerencial e operacional;

• controle financeiro;

• DRE e relatórios.

Antes da contratação, apresente os processos, o segmento e os objetivos da empresa à equipe da ASAsys. Essa análise ajuda a identificar quais recursos são adequados à operação e quais pontos precisam ser configurados durante a implantação.