Software de gestão comercial

Software de gestão comercial: como escolher uma solução para o varejo?

Um software de gestão comercial centraliza vendas, estoque, compras, financeiro e outras rotinas do varejo. A solução conecta a frente de loja à retaguarda, reduzindo a dependência de planilhas, anotações e sistemas que não compartilham informações.

Para farmácias, drogarias, perfumarias, minimercados, hortifrutis e petshops, essa integração é importante porque cada venda afeta o estoque, influencia a reposição e gera dados financeiros e gerenciais.

O sistema não substitui a experiência do gestor. Ele organiza as informações para que decisões sobre compras, preços, descontos, margens e expansão sejam tomadas com mais contexto.

Fundada em 1999, a ASAsys desenvolve soluções de automação e gestão para diferentes segmentos do varejo, com atendimento em todo o Brasil.

O que é um software de gestão comercial?

Um software de gestão comercial é uma plataforma que reúne os processos operacionais e administrativos de uma empresa.

Dependendo da solução e do escopo contratado, ela pode integrar:

• vendas pelo balcão ou diretamente pelo caixa;

• PDV;

• cadastro de produtos;

• movimentação de estoque;

• compras;

• entrada de notas;

• controle financeiro;

• relatórios gerenciais;

• DRE;

• regras de descontos;

• comissionamentos;

• encartes;

• gestão multi-lojas;

• canais de delivery;

• acompanhamento pela web;

• aplicativo gerencial.

A integração permite que uma informação registrada na operação seja utilizada por outras áreas. Uma venda pode movimentar o estoque, alimentar o financeiro e gerar dados para os relatórios.

Software de gestão comercial e ERP são a mesma coisa?

Os dois conceitos podem se aproximar. ERP é o sistema que integra diferentes áreas da empresa, enquanto a gestão comercial está concentrada nos processos relacionados às vendas, produtos, estoque, compras e resultados.

No varejo, uma mesma plataforma pode combinar automação comercial, PDV, retaguarda e funções de ERP.

O mais importante é avaliar o que o sistema realmente oferece, e não apenas a nomenclatura utilizada pelo fornecedor.

Qual é a diferença entre frente de loja e retaguarda?

A frente de loja concentra o atendimento e as vendas. É onde a equipe localiza os produtos, aplica as condições comerciais e finaliza a operação.

A retaguarda reúne as funções administrativas e gerenciais, como cadastros, compras, estoque, financeiro, configurações e relatórios.

Quando essas duas partes estão integradas, o gestor acompanha a operação com informações mais consistentes.

Por que a gestão comercial é importante no varejo?

Varejistas trabalham com grande volume de produtos, diferentes formas de atendimento e margens que precisam ser acompanhadas.

Quando vendas, estoque, compras e financeiro funcionam separadamente, surgem problemas como:

• divergências entre o sistema e a loja física;

• compras realizadas apenas por percepção;

• falta de produtos com boa saída;

• excesso de mercadorias paradas;

• retrabalho na conferência;

• descontos sem análise de margem;

• pouca visibilidade sobre os resultados;

• processos diferentes entre unidades;

• dependência de controles manuais;

• dificuldade para acompanhar os canais digitais.

A gestão integrada aproxima o que acontece no balcão e no caixa das decisões administrativas.

Como funciona a relação entre as áreas?

O fluxo pode ser entendido desta forma:

1. A venda é registrada.

2. O estoque recebe a movimentação.

3. O financeiro acompanha a operação.

4. Os dados alimentam os relatórios.

5. O gestor analisa produtos, vendas e resultados.

6. As informações orientam compras e reposições.

Quando o fluxo é interrompido por controles paralelos, a empresa passa a comparar bases diferentes.

Quais segmentos precisam de uma solução especializada?

As necessidades variam conforme o tipo de varejo.

Farmácias e drogarias podem precisar de integrações com PBMs e recursos relacionados ao SNGPC e à Anvisa. Hortifrutis trabalham com produtos perecíveis e reposições frequentes. Minimercados concentram grande volume de vendas e produtos. Petshops precisam controlar o varejo de produtos sem confundir essa necessidade com uma agenda de banho e tosa.

Por isso, o sistema deve acompanhar a rotina do segmento e não apenas oferecer funcionalidades genéricas.

Quais funcionalidades um sistema de gestão comercial deve oferecer?

A solução precisa ser analisada por área. Uma lista extensa de módulos não representa, por si só, aderência à operação.

Vendas pelo balcão e pelo caixa

O sistema deve acompanhar os diferentes fluxos de atendimento da loja.

Entre os pontos que merecem avaliação estão:

• localização dos produtos;

• registro das vendas;

• identificação do operador;

• aplicação de descontos;

• cálculo de comissões, quando utilizado;

• finalização no caixa;

• movimentação do estoque;

• integração com o financeiro;

• envio das informações para a retaguarda.

A ASAsys oferece vendas pelo balcão ou diretamente pelo caixa em suas soluções de varejo.

PDV estruturado

O PDV precisa ser simples para a equipe e manter a operação organizada nos períodos de maior movimento.

Verifique:

• facilidade de uso;

• clareza das telas;

• tempo necessário para treinamento;

• integração com estoque e retaguarda;

• funcionamento durante instabilidades de internet;

• consistência das informações geradas.

A ASAsys informa que sua frente de loja funciona offline, enquanto a gestão é realizada pela web.

Controle de estoque

O estoque precisa refletir entradas, vendas e transferências.

Um controle organizado ajuda a acompanhar:

• disponibilidade dos produtos;

• itens com maior saída;

• mercadorias paradas;

• necessidades de reposição;

• diferenças entre estoque físico e registrado;

• movimentações por unidade;

• transferências entre lojas.

A tecnologia organiza os registros, mas inventários e conferências físicas continuam necessários.

Compras orientadas pelos dados

A função de compras deve utilizar informações de vendas e estoque.

Antes de preparar um pedido, o gestor pode observar:

• saldo disponível;

• comportamento dos produtos;

• necessidade de reposição;

• compras em andamento;

• demanda de cada unidade;

• produtos disponíveis em outras lojas;

• impacto financeiro do pedido.

A ASAsys oferece um sistema de compras inteligente com aplicativo. O recurso apoia a organização do processo, mas a decisão continua sendo responsabilidade do gestor.

Entrada automatizada de notas

A entrada automatizada reduz digitações repetitivas e conecta as informações da compra ao estoque e ao financeiro.

A equipe ainda precisa conferir as mercadorias recebidas, as quantidades e eventuais divergências antes de concluir a entrada.

Controle financeiro

O financeiro deve apresentar uma visão além do saldo do caixa.

Entre as informações relevantes estão:

• vendas;

• recebimentos;

• pagamentos;

• compras;

• despesas;

• margens;

• resultados por período;

• resultados por unidade;

• compromissos futuros.

A ASAsys oferece controle financeiro integrado às suas soluções de varejo.

Relatórios e DRE

Os relatórios transformam registros operacionais em informações para análise.

O gestor pode acompanhar:

• vendas por período;

• produtos com maior saída;

• categorias com menor margem;

• descontos;

• compras;

• estoque;

• movimentações financeiras;

• comparação entre unidades;

• desempenho das campanhas.

A Demonstração do Resultado do Exercício organiza receitas, custos e despesas. Quando utilizada para finalidades contábeis, fiscais ou societárias, sua interpretação deve contar com o apoio do profissional responsável.

A solução da ASAsys inclui DRE e outros relatórios gerenciais.

Descontos e comissionamentos

Descontos afetam diretamente a margem. Comissões também precisam ser planejadas conforme a política da empresa.

A ASAsys oferece regras de descontos e comissionamentos com base na margem praticada.

Esses recursos ajudam a transformar as políticas comerciais em processos. Os critérios devem ser definidos e revisados pela gestão.

Encartes programados

Tabelas de encartes programadas ajudam a organizar ofertas por período.

Antes da publicação, a equipe precisa conferir:

• produtos participantes;

• preços;

• datas;

• estoques;

• margens;

• regras aplicadas em cada unidade.

O planejamento evita alterações manuais repetitivas no momento da campanha.

Permissões de acesso

Nem todos os usuários precisam visualizar ou alterar as mesmas informações.

Ao avaliar uma solução, verifique se ela permite organizar os acessos de acordo com as responsabilidades de caixa, atendimento, gerência, compras, financeiro e administração.

As permissões disponíveis e seu nível de configuração devem ser confirmados com o fornecedor.

Integrações com canais digitais

Delivery e marketplaces criam novas rotinas de pedidos, cadastros, preços e atendimento.

A ASAsys oferece integrações com plataformas como iFood, 99Food e Rappi. De acordo com o briefing, suas soluções podem sincronizar produtos, atualizar preços e gerenciar pedidos em tempo real.

O escopo de cada integração depende da plataforma e da contratação.

Como funciona uma venda integrada?

Uma venda não termina no momento do pagamento. Ela gera informações para outras áreas.

Atendimento no balcão

O cliente pode receber atendimento assistido antes da finalização da compra.

O sistema deve permitir que os produtos sejam registrados e encaminhados ao fluxo de caixa sem lançamentos repetidos.

Registro dos produtos

Os itens entram na venda com base nos cadastros disponíveis.

Informações organizadas ajudam a reduzir erros de identificação, preço e categoria.

Aplicação de condições comerciais

Descontos e comissões seguem as regras definidas pela empresa.

O operador deve trabalhar dentro das permissões e políticas configuradas.

Finalização no caixa

A venda é concluída conforme as formas de pagamento aceitas pela loja.

Depois disso, as informações precisam seguir para estoque, financeiro e relatórios.

Acompanhamento gerencial

A retaguarda consolida os dados para que o gestor analise vendas, produtos, margens e desempenho.

Esse fluxo reduz a distância entre o atendimento e a administração.

Como integrar estoque, compras e transferências?

Estoque e compras precisam funcionar como partes do mesmo processo.

Qual é o fluxo de reposição?

Uma rotina organizada pode seguir estas etapas:

1. As vendas movimentam o estoque.

2. O gestor acompanha a disponibilidade.

3. As necessidades de reposição são identificadas.

4. Os pedidos de compra são preparados.

5. As mercadorias são recebidas e conferidas.

6. As notas são registradas.

7. O estoque é atualizado.

8. Os relatórios apoiam novas decisões.

A qualidade das informações depende de cadastros consistentes e lançamentos realizados no momento adequado.

Como as transferências ajudam operações multi-lojas?

Uma unidade pode ter excesso de determinado produto enquanto outra enfrenta falta.

Antes de realizar uma nova compra, o gestor pode avaliar a transferência entre lojas.

Um fluxo organizado envolve:

1. Identificação da necessidade.

2. Consulta do saldo em outras unidades.

3. Autorização da movimentação.

4. Separação e envio dos produtos.

5. Registro da saída na origem.

6. Registro da entrada no destino.

7. Conferência da movimentação.

A ASAsys oferece um sistema de transferência entre unidades.

Por que a parametrização por unidade importa?

Lojas diferentes podem apresentar variações de demanda, mix, preços, metas e regras comerciais.

A parametrização permite adaptar determinados processos sem perder a visão centralizada da empresa.

A ASAsys oferece parametrização por unidades de negócio e gerenciamento multi-lojas.

Como a retaguarda em nuvem apoia a gestão?

A retaguarda em nuvem permite acessar as informações administrativas pela web, sem depender de uma conexão remota com um computador específico da loja.

Na arquitetura da ASAsys, os aplicativos de operação ficam hospedados na unidade, enquanto a gestão acontece online.

Quais informações podem ser acompanhadas?

Conforme os recursos e acessos disponíveis, o gestor pode consultar:

• vendas;

• estoque;

• compras;

• financeiro;

• relatórios;

• unidades;

• regras comerciais;

• indicadores.

A gestão web da ASAsys fica disponível 24 horas por dia, sete dias por semana.

Operação local e gerenciamento web são iguais?

Não. A frente de loja executa as vendas e demais rotinas presenciais. A retaguarda web concentra o gerenciamento.

Essa separação permite que o atendimento opere localmente enquanto o gestor acompanha a empresa pela internet.

A centralização é útil apenas para redes?

Não. Uma loja única também pode se beneficiar da retaguarda em nuvem para reduzir planilhas, organizar informações e acompanhar a operação fora do estabelecimento.

Em redes, o recurso ganha importância adicional porque permite comparar unidades e padronizar processos.

Por que a operação offline na frente de loja importa?

A frente de loja precisa manter o atendimento durante oscilações de internet, conforme a arquitetura do sistema.

A ASAsys informa que sua frente de loja funciona offline.

Antes da contratação, verifique:

• quais funções permanecem disponíveis;

• como ocorre a sincronização;

• quais procedimentos devem ser seguidos;

• como os dados chegam à retaguarda;

• quais integrações dependem de internet.

O recurso não elimina a necessidade de processos internos para situações de instabilidade.

Como o aplicativo mobile complementa a gestão?

O aplicativo leva informações e rotinas importantes para donos, gerentes e gestores.

A ASAsys oferece um app próprio com funções gerenciais e operacionais.

Quais são os usos gerenciais?

O aplicativo pode apoiar:

• acompanhamento das vendas;

• consulta de indicadores;

• análise de diferentes unidades;

• observação do estoque;

• acompanhamento financeiro;

• decisões fora da loja.

Quais são os usos operacionais?

Dependendo das funções disponíveis, o app pode contribuir para:

• compras;

• acompanhamento das vendas;

• consulta de informações;

• atividades relacionadas à operação.

O escopo precisa ser confirmado durante a demonstração.

O aplicativo substitui a retaguarda?

Não. O aplicativo complementa a gestão web. Processos mais detalhados podem continuar concentrados na retaguarda.

A utilidade do recurso depende da integração com o sistema e da qualidade das informações registradas.

Como avaliar um software de gestão comercial?

A escolha deve partir da rotina da empresa.

Antes de contratar, analise:

• como as vendas são realizadas;

• quais controles ainda dependem de planilhas;

• como o estoque é atualizado;

• quais dados orientam as compras;

• como o financeiro é acompanhado;

• quais relatórios são utilizados;

• como descontos e comissões são definidos;

• se existem várias unidades;

• quais canais digitais fazem parte da operação;

• quais recursos específicos o segmento exige;

• como funciona a operação offline;

• o que pode ser acompanhado pela web;

• quais funções estão disponíveis no aplicativo;

• como será realizada a implantação;

• quais treinamentos e canais de suporte estão incluídos.

A empresa também deve considerar os planos de crescimento. Um sistema adequado ao cenário atual pode se tornar limitado se não acompanhar novas unidades, canais ou processos.

Como a ASAsys atende diferentes segmentos do varejo?

A ASAsys desenvolve soluções para farmácias, drogarias, perfumarias, minimercados, hortifrutis e petshops.

Entre os recursos informados estão:

• vendas pelo balcão ou pelo caixa;

• frente de loja offline;

• retaguarda 100% em nuvem;

• gestão web;

• gerenciamento centralizado;

• operação multi-lojas;

• parametrização por unidade de negócio;

• compras inteligentes com aplicativo;

• transferências entre unidades;

• entrada automatizada de notas;

• descontos e comissões conforme a margem;

• encartes programados;

• integrações com delivery;

• aplicativo gerencial e operacional;

• controle financeiro;

• DRE e relatórios.

Para farmácias e drogarias, a solução também inclui integrações com PBMs e SNGPC integrado à Anvisa. No caso do petshop, o foco é a gestão do varejo de produtos, e não o agendamento de banho e tosa.

Antes da contratação, apresente os processos e as necessidades da empresa à equipe da ASAsys. Essa conversa ajuda a avaliar a aderência da solução ao segmento e ao planejamento do negócio.

Perguntas frequentes sobre gestão web e acesso remoto

A gestão web permite acompanhar a loja fora do estabelecimento?

Sim. A retaguarda web permite consultar informações gerenciais pela internet, conforme as permissões e funcionalidades disponíveis.

O aplicativo substitui a retaguarda completa?

Não. O aplicativo complementa a gestão. Algumas funções detalhadas podem permanecer concentradas na retaguarda web.

Aplicativo gerencial e operacional são a mesma coisa?

Não necessariamente. O aplicativo gerencial está voltado ao acompanhamento de informações e indicadores. O aplicativo operacional apoia atividades práticas da rotina. Uma mesma solução pode reunir os dois tipos de recurso.

A gestão web depende da frente de loja estar sempre online?

Não obrigatoriamente. Na arquitetura da ASAsys, a frente de loja funciona offline e a retaguarda é gerenciada pela web. Os procedimentos de sincronização devem ser confirmados com a empresa.

Quais cuidados devem ser avaliados em um aplicativo?

É importante verificar as permissões, os dados apresentados, a integração com a retaguarda, a proteção do dispositivo e os procedimentos para remoção de acessos.